1.発送代行サービスとは?

DMの発送作業と運送会社への引き渡しを依頼主に代わって行うサービスです。

一般的にはお客様にチラシやカタログ、封筒、宛先情報などを用意していただき、封入作業から宛名ラベルの印刷と貼り付け、運送会社への引き渡しまでを行います。

会社によっては、DMのデータをいただいてDMの印刷から依頼できるところもあります。

2.DM(ダイレクトメール)って何?

郵便やメール便を利用して個人や法人宛てに送る商品・サービスの案内やカタログのことです。不特定多数に宣伝するポスティングのチラシや新聞の折り込み広告は含みません。

ダイレクトメールはDMと略して話題にされることが一般的で、集客・販促のための手法としては昔からあるものではありますが、今でも有効な手法のひとつです。

実際、2016年のDMへの投資額は3804億円と前年比99.3％(電通調べ)と僅かに少なくなっていましたが、店舗への集客施策としてお客様情報を活用したターゲティングDMやクーポン付きはがきDMの活用は着実に増えています。

3.日本郵政のはがきも割引があるって本当?

日本郵政のホームページでははがきの割引について記載があります。広告郵便物と呼ばれる「差出人自身の商品の広告、役務の広告、営業活動に関する広告を目的とし、同一内容で大量に作成された印刷物として認められる郵便物(手紙またははがき)」を割引料金で発送することができます。

割引率の条件は1回の差出し通数に対して割引率を計算する都度割引と一ヶ月間の差出し通数全体で割引率を計算する月間割引があります。

そしてどちらの割引方法だったとしても割引率は8～44％(2017年9月3日現在)で、差出通数で決まる「基本割引」と差出し場所、送達までの猶予、規定の差出し方法などによって決まる「特別割引」によって最終的な割引率は決まります。

また、日本郵政のはがきの割引を受けるためには事前に見本を取り扱い郵便局に提出して承認を受けておく必要があります。

発送代行サービスを利用することで面倒な手続きを自ら踏む必要がなくなり、簡単且つスピーディーに郵便の大口割引を享受できるようになります。

4.DM(ダイレクトメール)で使われる主なサービス

DMといっても先ほど紹介した日本郵政の広告郵便物だけではありません。冊子になっているカタログやサンプル品なども合わせて送られるものもあります。

4－1.クロネコDM便

クロネコメール便の廃止に伴って新しく作られたものがクロネコDM便です。全国一律料金でカタログやパンフレットなどのDMを送ることができます。

発送からお客様のもとに届く期間の目安は、発送地から400km圏内であれば翌々日、400km圏以上であれば発送日を含めて4日目です。

3辺の合計が60cm以内、厚さ2cm以内、重さ1kg以下のものを送ることができます。料金は発送数量や出荷形態などによって契約者ごとに設定されています。

またクロネコDM便は伝票番号によって追跡が可能です。

利用には事前にヤマト運輸と契約しておく必要がありますが、法人や団体だけでなく個人事業主の方でも利用できます。

4－2.飛脚メール便

佐川急便が提供しているメール便サービスです。

飛脚メール便で送ることができるものは3辺合計70cm以内となっており、クロネコDM便よりサイズが大きいものまで対応してくれますが、厚さは2cm以内、重量1kg以内という点については同じです。発送からお客様のもとに届くまで3～4日程度となっています。

運賃は全国一律料金ですが、規定サイズ内であれば一律料金であったクロネコDM便とは違って、発送物の重量に料金が変わってきます。

また飛脚メール便はバーコードでの追跡が可能です。

利用には事前登録が必要で、登録が完了するまで1週間程度かかります。利用は法人のみとなっています。

4－3.ゆうパケット

日本郵政が提供している小さな荷物の発送に便利なサービスです。

大きさは3辺の合計が60cm以内、長辺34cm以内、厚さ3cm以内と、他のメール便サービスに比べて厚みがあるものも送ることができます。そのため、メール便ではサイズを超えてしまうようなサンプル品なども合わせてDMを送りたいときに利用されることが多いです。

料金は全国均一ですが厚さによって金額は変わります。

基本的に差出し日の翌日～翌々日までにはお客様のもとに届き、日曜・休日でも配達されます。

4－4.ゆうメール

ゆうパケットと同じく日本郵政が提供しているサービスで、カタログや冊子などの印刷物だけでなく、CD・DVDなどもあわせて送ることができます。

サイズは3辺の合計が1.7m以内、重さは3kg以内のもので、運賃は全国均一です。発送物の厚さに制限もありません。

ただし、

・長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内、重量1kg以内を規格内
・長辺・短辺・厚さ・重量において1つでも超過していれば規格外

として料金体系が異なっていて、重量によって発送料金が決まります。規格内のサイズであればゆうパケットよりも安い運賃で送ることができます。

5.発送代行を利用するメリットとは

DMは自社から送るだけではなく、発送代行会社に依頼して送るという方法もあります。
まずは発送代行を利用するメリットについて紹介します。

5－1.社員の生産性向上とコスト削減

DMを発送するときには、封入作業やラベル貼り、封入物や宛先に誤りがないかのダブルチェックを行うことになります。1つ1つの作業は簡単に思えますが、ラベル貼りなど丁寧にやろうとすれば慣れるまで時間がかかります。

また50通を超えてくると、発送物の印刷から運送会社への引き渡しまでにかかる工数は相当です。DM発送のための作業をしている時間も人件費はかかっていますし、作業の間は他の業務をすることができません。

発送代行会社を利用して「作業」の部分はプロに任せることで、社員はDMの効果検証や次回の販促キャンペーンの企画など、より会社の利益を高めるための仕事に時間を割くことができるようになります。

発送代行会社に依頼することで外注費はかかりますが、社員が取り組む業務の時間配分の変化や、残業代の削減によって結果としてコスト削減にもつながります。

5－2.発送料金が削減できる

発送代行会社の多くは、他の送り主からの依頼もひとまとめにして運送会社と大口契約を結んでいる場合が多いです。大口契約を結ぶと配送料が安くなりますが、一般的に発送数が多ければ多いほど割引率が高くなります。

日本郵政のはがきの割引のときに簡単に触れましたが、割引率は8％～44％と大きく違います。そのため運送会社と直接契約して送るよりも、発送代行会社を利用してDMを送ったほうが安くなる場合があります。

6.発送代行を利用するデメリットとは

続いてデメリットを紹介します。発送代行会社を利用するメリットだけでなく、デメリットがあることを知っておくことも大切です。

6－1.打ち合わせの時間コストがかかる

発送代行会社を利用しはじめて初期のころは、依頼の仕方に手間取ったり、認識の違いによって電話やメールでのやりとりが増えたりすることが予想されます。

社内であればすぐに修正し、簡単に説明するだけでも滞りなくできていたことが、外注化することで意図が思ったように伝わらず想定した以上の時間と手間がかかる可能性もあります。

6－2.発送タイミングを選べない可能性がある

自社であれば、自社の都合に合わせて集荷の連絡をして発送することができました。

ですが、発送代行会社に依頼することで発送物の納品期限や納品から発送までの期間などに従う必要があり、融通をきかせにくいことが多いです。

すぐに送ってほしいのに、タイミングによっては翌週になるということもあります。

6－3.個人情報漏洩のリスク

DMの発送を代行してもらうということは、お客様の個人情報も合わせて渡すことになるので個人情報の漏洩するリスクが当然ついてきます。

発送代行会社から個人情報が流出したり他社へ流用されたりしてお客様に迷惑がかかれば、依頼したあなたの会社の信用問題にも関わってきます。

依頼を考えている発送代行会社が個人情報保護へしっかりと取り組まれているか、その証明となるプライバシーマークを取得しているか確認することはもちろん、契約書も隅々まで確認することが大切です。

7.DM(ダイレクトメール)の活用事例

最後に、DMの活用事例として第31回全日本DM大賞でグランプリとなった大兼工務店のDMを紹介します。

出典: https://www.advertimes.com/20170303/article245654/

注文住宅ではお客様からの紹介やクチコミが営業活動において重要な役割を占めていますが、直接お客様の知人の情報を得て、アプローチするのは難しいという課題がありました。

そこで大兼工務店はお客様に、新居完成のお祝いとして飛び出すカード「ミニ新居」をプレゼントして、希望者には知人への転居のお知らせとして使用できるようにしました。

転居のお知らせのときに「ミニ新居」を使うことで、お客様自身からブランド情報の発信となるDMを送ってもらえます。そうすることで自然な形でお客様となりうる方に大兼工務店の存在を知ってもらうことができるようになりました。またこのミニ新居はお客様への満足度も高く、結果としてロイヤリティ強化にもつながりました。

※「2.DM(ダイレクトメール)って何?」で紹介したDM広告費の投資額についての出典は下記レポートの2ページ目です。
https://www.jdma.or.jp/upload/dm_report/dm_report.pdf?c=1504405743