2017年09月12日

【保存版】失敗しないDM(ダイレクトメール)発送代行事業者を見分ける7つのポイント

インターネットで検索すると数多くヒットするDM発送代行業者。初めてのご利用時にどのような発送代行サービスを利用すればよいか、賢い選定のポイントと注意点を各工程ごとにご説明します。
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1.ワンストップで依頼可能?サービスレベルをチェック

DMをお客様に届けるまでには、「DM作成、封入、封緘、宛名付け、発送」の工程が必要です。これら工程のすべてをワンストップでまかせることができれば、発送担当者は窓口がひとつになるので助かります。それぞれの工程についてみてみましょう。

1-1.DMの作成(デザイン・印刷)

自社でDM作成を行っていても、なかなか売り上げアップにつながらない場合、プロに委託することで問題点が発見できることがあります。

1-2.封入、封緘、宛名付け

できあがったDMを封筒に封入して、封緘するのは手間がかかるものです。
自社内で行うと、同じ作業を延々と繰り返すことで主要な仕事に差し支えてしまいます。この工程で注意すべきことは、DMの角が折れたりせずにきれいな状態で封入されているか、また宛名は大切な顧客個人情報なので、ちゃんと管理されているかなどがあります。

DM作成業者が、この工程を下請けに出している場合、ワンストップだと安心していると思わぬ落とし穴があるかもしれません。

1-3.発送

1通ごとの大きさ、重さや発送量によって適切に配送することは、経費に直結するので重要です。DMの種類によって配送をどこに依頼するかの選定は手間がかかります。この発送工程にまで気を配ってくれる発送代行業者を選ぶことは大事なポイントになります。

すべての工程をきちんと専属の担当者が把握してくれることで、はじめて発送担当者は安心して仕事を任せることができるでしょう。

2.専属の担当者がしっかりつくか?

DM発送代行業者を利用したいと考えたときに、「いや、待てよ」とためらってしまう原因のひとつに、業者との打ち合わせのわずらわしさがあるのではないでしょうか。発送担当者の意志がきちんと伝わるのか?あるいは、連絡するたびに違う人に対応されて今までの経過説明などをしなければいけないのではないか?などの心配は尽きません。

2-1.専属の担当者の重要性

専属の担当者がしっかりついて、自社の求めるものをきちんと把握してくれるかどうかは、大切なポイントになります。その場限りの対応しかしてもらえない場合は、発送担当者は楽をできるどころか、余計な手間がかかってしまうこともあるでしょう。

2-2.小回りはきくか?

発送代行業者を利用するのがはじめてだと、プロにとってはあたりまえと言われてしまう疑問をわくことがあります。「ちょっと電話で聞きたい」というレベルの内容でも「メールで」と言われると「めんどうだな」と腰が引けてしまって聞かずにすませてしまうかもしれません。いつでも気軽に電話で聞けて、自社が求めるものをきちんと理解し、臨機応変に親身な対応をしてくれる担当者がつくかどうかは、大事なポイントです。

3.利用できる発送方法を確認

DM発送代行業者を選ぶときに、どんな発送方法が利用できるのかを確認することが大切です。実際に発送するDMの大きさによってコストだけでなく方法も変わります。具体的にどんな発送方法があるのかみていきましょう。

3-1.日本郵政(郵便局)

郵便局の一番の特徴は、官製はがきが使えることでしょう。はがきに直接印刷するときは一番安くなります。またA4サイズを三つ折りにして長3封筒に入れるときは定型郵便の料金です。しかし、三つ折りにすると封入コストが高くつきます。A4を折らずに入れると定型外になり、重さによって120円から高くなっていきます。ただし、発送数量が多くなると料金は優遇されますが、手続きが必要です。

3-2.ヤマト運輸

DMを送るのに最適な「クロネコDM便」は、A4サイズで2cmまでの分厚さなら全国一律料金で送れます。料金は個々の契約によって変わりますので確認が必要でしょう。一番のメリットは、発送状況の追跡ができることです。

デメリットは郵便局の場合は、配達先が転居していても一定期間配達してくれるのに対して、「クロネコDM便」は宛名が少しでも異なっていれば返送されることです。また、ヤマト運輸には、厚さ2.5cm、重さ1kgまで全国一律料金でポストに配達される「ネコポス」があります。分厚いカタログなどは便利でしょう。

3-3.佐川急便

佐川急便の「郵メール便」は集荷を佐川急便、配達を郵便局が行います。ですから、配達先が転居していても転送してくれるメリットがあります。返送率は「クロネコDM便」よりも低くなります。ですが、郵便局と同じく配達されたかどうかの確認はできません。

このように、同じような封筒に入れて送るDM便といってもサービスに差があります。発送代行業者がどの発送方法に対応しているかどうかは、必ずチェックしたほうがよいポイントです。

4.取引実績と事業の継続年数について

実際に確かな発送代行業者かどうかを確かめるために、取引実績や事業の継続年数を知ることも大切でしょう。なぜなら、取引実績は「信頼」の現われといえるからです。発送代行を依頼した会社が倒産することが、一番厄介だといえます。

いざ発送するときになって追加料金を請求される、あるいはDMが全部発送されていない、などの信じられないような事態があれば、発送担当者は困った立場に追いこまれるでしょう。

コンプライアンスの関係で、Webサイト上に取引実績の記載がなくても問い合わせに応じて事例紹介をしてくれれば、安心できます。また、どれくらいの期間にわたって発送代行業者として事業を継続しているかを知ることも同様の意味で大事なポイントとなります。

5.個人情報保護方針とプライバシーマーク取得の有無

プライバシーマーク制度とは、事業者が個人情報の取扱いを適切に行う体制等を整備していることを認定し、その証として「プライバシーマーク」の使用を認める制度です。この制度の主な目的はふたつあります。ひとつ目が、消費者にプライバシーマークを示すことで、個人情報の保護に関する意識の向上を図ること。ふたつ目が、プライバシーマークによって社会的な信用を得るためのインセンティブを事業者に与えることです。

DM発送を代行業者に依頼するときには、宛名作成のために大切な顧客情報を預けます。もし個人情報保護が適切になされなければ、自社だけでなく取引先に多大な迷惑をかけることになるのです。したがって、大切な宛名データの管理方法と発送後の取り扱い、個人情報保護の方針、プライバシーマークの取得の有無などを確認することが重要です。

6.見積り依頼は簡単・シンプルに可能か

発送代行業者を選ぶときに、実際にどのくらいの経費がかかるのかが、最終的に一番気になる点だといえます。Web上で見積もり依頼や問い合わせを行える業者がほとんどですが、いざ開いてみたら、操作が煩雑でわかりにくいものもあります。フォームがわかりやすくてフレンドリーに作られているか、簡単でシンプルに入力できるかどうかも、複数の業者を比較するときには大切なポイントでしょう。

まとめ:価格と品質のバランスは?

DM発送代行業者を選ぶときのポイントをみてきました。最後は、DM発送数が一定だとすれば、値段の比較になりがちです。ですが、たとえば封入工程が乱雑に行われて角が折れ曲がったDMが入れられていても、自社の発送担当者にはわかりません。受け取ったお客様にせっかくDMを送っても「いいかげんな会社だな…」と悪い印象をあたえてしまうことにつながる可能性もあります。

また、発送して返送されてきたものが、きちんと自社に返却されないまま倉庫の片隅で山積みになることもありえます。サービスの目に見えるポイントについて確認した上で、目にすることのない部分でのサービスの質についても考えてみる必要があるでしょう。

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